En estos tiempos de gran competitividad en el campo laboral, donde a cada momento surgen nuevas tecnologías, incluso apoyadas en la inteligencia artificial, los freelancers todavía se enfrentan a una gran cantidad de tareas repetitivas, que les consumen tiempo valioso, el cual podría usarse mejor en planificación u otras actividades más rentables.
La gestión de tareas como cotizar, agendar citas, contestarle a los clientes o mandarles correos de agradecimiento, notificar cambios en documentos, recompartir cosas en redes sociales, etc., son ejemplos de esa clase de labores, pero hay muchísimas más. En ocasiones, tantas microtareas por hacer pueden llegar a ser abrumadoras.
Aquí es donde entra en juego la automatización sin código. Y esto algo que, sí o sí, necesitas poner en práctica si realmente deseas mejorar tu productividad, ya que te permitirá optimizar todo tu proceso de trabajo y sin que tengas que ser un programador o experto en tecnología para lograrlo.
Ahora veremos qué es la automatización sin código, cómo funciona, qué herramientas hay, cómo pueden ayudarte a mejorar en tu trabajo y cómo elegir la mejor:
1. ¿Qué es la automatización sin código?
Se trata de la utilización de herramientas online que te permiten crear automatizaciones o flujos de trabajo personalizados, los cuales se pueden configurar sin necesidad de escribir ni una sola línea de código.
Lo que hacen es conectar dos aplicaciones o más, con las cuales puedes “jugar” y decir qué pasa después de que usas la primera aplicación conectada o qué deben hacer las demás aplicaciones.
Por ejemplo, si recibes unos feeds, pasarlos a un Excel y de ese Excel armar un borrador para tu boletín semanal. Luego, tú ya solo tomas el borrador, editas lo que más te gusta y lo mandas.
¿Complicado?
Bueno, otro ejemplo: Supón que te llegan correos con indicaciones del cliente, puedes hacer que estos correos se conviertan en tareas y se manden a un gestor como Asana o Trello, donde ya luego puedas verlos e irte encargando de cada una.
Hay tareas súper sencillas, como agendar citas o apuntarte cosas, hasta flujos más complejos como el primer ejemplo.
Lo que hacen estas tecnologías es que “democratizan” la posibilidad de automatizar, permitiendo que cualquier persona, sin importar su nivel de habilidad técnica, pueda hacer uso de estas soluciones.
A medida que el mercado freelance se vuelve más competitivo, también es necesario tecnificarse más para hacer el trabajo más rápido y más eficiente. La automatización sin código ofrece una forma accesible para que los freelancers reduzcan su carga de trabajo, de modo que puedan concentrarse en tareas más creativas o en cómo aumentar su rentabilidad.
2. Beneficios de usar herramientas sin código
Siendo freelancer, estás consciente de que se necesita trabajar rápido para sacar adelante los proyectos, pero también tienes que evitar errores y repeticiones innecesarias. Las herramientas de automatización sin código son la solución para optimizar esos procesos que quitan tiempo o que generan errores constantemente debido al factor humano. Veamos algunos de sus beneficios:
A. Ahorro de tiempo
Uno de los beneficios más importantes es que podrás ahorrar tiempo en configuraciones, ya que al no necesitar de un código, tampoco requiere grandes pasos para configurarse, y puedes crear flujos automáticos para tareas que no requieren demasiado “esfuerzo mental”, pero sí toman mucho tiempo. Una vez que hayas automatizado tareas tediosas y repetitivas, podrás usar se tiempo para trabajar en lo que realmente cuenta, que es el trabajo creativo y lo que requiere pensamiento crítico. Eso, a la vez, aumentará tu capacidad para manejar más proyectos.
B. Mejoras en cuanto a calidad
Gracias a las herramientas de automatización, Puedes reducir errores en tus procesos o en el trabajo que estás realizando. O en todo caso, es más fácil detectar y corregir errores. De este modo, te puedes evitar pérdidas importantes tanto de tiempo como de dinero. Así mantienes alta tu calidad de trabajo y a más clientes satisfechos.
C. Facilidad de uso y accesibilidad para todos
Otra ventaja es su facilidad de uso. A diferencia de otros softwares que requieren conocimientos. Más avanzados para su configuración, estas herramientas están diseñadas para ser fáciles de manejar, es decir que las puedes configurar fácilmente, Sin necesidad de que seas un experto en software. Por otro lado, existen herramientas en esta área que poseen plantillas que puedes elegir y personalizar para hacer así aún mucho más rápido tu trabajo. Estas plantillas son fáciles de usar y además te brindan nuevas ideas para ofrecer al cliente. Lo mejor de todo es que muchas de ellas, la mayoría, son gratuitas.
3. Principales herramientas
Dentro del mundo freelance existen muchas herramientas de este tipo, para ayudarte a realizar un trabajo más rápido y ordenado. Elegir la correcta puede marcar una diferencia entre tener un trabajo fácil de manejar y tener que continuar a un ritmo lento y desordenado. Lo importante, en todo caso, es revisar las características de cada una y así sabrás cuál es la que mejor te va, según tus necesidades y presupuesto. Veamos algunas de las más conocidas.
A. Zapier: Automatización de tareas entre aplicaciones
Una de las plataformas más populares para automatización sin código, la cual te permite conectar diferentes aplicaciones y servicios para que trabajen coordinadamente, sin necesidad de intervención manual.
Funciona creando «zaps», que básicamente son como desencadenantes de una o varias acciones interconectadas unas con otras. Por ejemplo, puedes crear un zap que cada vez que recibas un nuevo correo electrónico en Gmail, automáticamente guarde los archivos adjuntos en tu Dropbox y te notifique en Slack para que estés sabedor de que hay algo nuevo. Solo esos sencillos pasos te ahorrar bastante tiempo, en especial, si es algo que debes hacer tú mismo varias veces al día y te desenfoca del trabajo que estás realizando en ese momento.
B. Airtable: Gestión de bases de datos de forma visual
Esta app es como una hoja de cálculo pero con la potencia de una base de datos, que se usa de manera muy intuitiva. Te ayudará a organizar proyectos, clientes, tareas, etc., de manera que sea fácil de entender y que puedas cambiar fácilmente lo que necesitas. Puedes crear tus tablas personalizadas, agregarles diferentes tipos de datos, imágenes y enlaces, y también usar filtros o vistas según la forma en la que se te facilite comprender los datos. Además, trae varias plantillas para diferentes tipos de trabajo o de industria, así que podrás elegir una para facilitarte el proceso sin que ello te tome demasiado tiempo.
C. Integromat (Make): Conexiones avanzadas entre servicios
Integromat, recientemente renombrado como Make, es una herramienta más complejas para quien ya tiene alguna expertise automatizando con esta clase de aplicativos, pero tampoco es demasiado complicada. Ofrece una interfaz visual para crear flujos más interactivos entre las aplicaciones que más usas. La diferencia con otras como Zapier, por ejemplo, es que tiene un nivel más alto de personalización, más elementos de “lógica condicional” para acciones más específicas.
Por ejemplo, podrías crear un flujo de trabajo que tome datos de una encuesta o formulario de Google Forms y luego los envíe a una hoja de cálculo aparte, ya filtrados según determinados criterios creados por ti, y que además, notifique a tu cliente por correo electrónico de equis archivo creado. Es decir que si lo que necesitas es una solución más sofisticada, Integromatic (Make) es lo tuyo.
D. IFTTT: La magia de la automatización sin esfuerzo
Una vieja conocida del mercado. Esta aplicación está diseñada para simplificar la automatización con una lógica increíblemente sencilla pero no por ello menos eficiente: Su nombre “If this, then that” significa algo como «si pasa esto, entonces haz aquello».
Un ejemplo de una automatización en IFTTT puede ser que cada vez que subas una foto a Instagram, esta se encargue de publicarla también en Twitter u otra red social, sin que tengas que preocuparte por repetir el proceso manualmente en cada una (si bien es cierto que lo de tu IG se puede compartir en Facebook automáticamente, no es así con otras redes que van surgiendo).
O por ejemplo, si quieres recibir un recordatorio cuando haya pronóstico de lluvia, la plataforma te enviará un correo electrónico sin que tú tengas que estar pendiente de revisar el clima. IFTTT resulta útil para quienes manejan varias plataformas y necesitan ahorrar su tiempo al máximo.
Sería la opción más razonable si quieres automatizar tareas básicas sin enredarte con configuraciones complicadas, ya que la puedes configurar fácil y es bastante rápida. Si recién empiezas con la automatización y esta clase de herramientas, IFTTT es lo más recomendable.
E. Make (Integromat)
Aunque Zapier es una excelente alternativa, hay quienes pueden sentir que le falta algo de personalización, por lo que si quieres algo más avanzado, Make es la plataforma que te puede funcionar. A diferencia de opciones más básicas, estate permite construir flujos de trabajo bastante más sofisticados, con condiciones personalizadas, múltiples pasos y una integración más fluida con distintas aplicaciones.
Por ejemplo, imagina que recibes un formulario de contacto en tu sitio web. En lugar de revisar cada envío manualmente, Make puede analizar automáticamente la información, determinar si se trata de un cliente potencial y, dependiendo de ciertos criterios, enviarte un aviso por Telegram, mientras al mismo tiempo agrega los datos directamente a tu CRM. Todo esto ocurre en segundos y sin que tengas que hacer absolutamente nada. Esta funcionalidad es especialmente valiosa para quienes reciben grandes volúmenes de información y necesitan priorizar tareas.
Esta solución es ideal para quienes buscan un mayor nivel de control sobre sus automatizaciones y quieren que sus procesos sean lo más inteligentes posible. Con Make, cada interacción entre apps se puede ajustar para que cumpla exactamente con las necesidades del negocio, eliminando errores. Además, la interfaz visual hace que incluso las automatizaciones más complejas sean fáciles de configurar y modificar según se requiera.
F. Pabbly Connect
Si ya probaste con herramientas como Zapier o Make, tal vez consideres que algunos de los planes de pago sean un poco costosos, sobre todo, si vas a crear varias automatizaciones, lo cual como freelancer no es tan fácilmente costeable algunas veces, y lo que menos necesitas son más gastos operativos. Aquí es donde Pabbly Connect se vuelve una buena alternativa, ya que prácticamente tiene las mismas funcionalidades, pero sin un límite en la cantidad de automatizaciones que puedes ponerle.
Un ejemplo de lo que puedes hacer sería que cada vez que un cliente te haga un pago a través de PayPal, Pabbly lo escriba una hoja de cálculo y después puede enviarte una notificación por WhatsApp para que sepas del pago, luego crear un correo de bienvenida para el cliente y así agradecer su preferencia. De esta forma, estás seguro de que todos tus compradores o clientes reciben una respuesta, sin importar la cantidad de pagos que recibas cada día.
Si necesitas una opción más accesible, pero sin gastar tanto, esta es la solución que más te puede funcionar. También resulta útil para pequeños negocios que necesitan optimizar operaciones sin comprometer presupuesto.
4. Cómo implementar herramientas sin código
Aunque utilizar este tipo de herramientas pueda sonar a que es algo difícil o complicado, en realidad no lo es. Si analizas y estructuras antes lo que debes hacer podrás lograrlo sin mayores complicaciones. Lo que debes realizar es lo siguiente:
A. Identifica procesos repetitivos
El primer paso, desde luego, es que identifiques cuáles de tus procesos actuales son susceptibles a ser automatizados por ser cosas simples que no requieren de pensar demasiado, pero sí consumen tiempo. Analiza cuidadosamente tus tareas diarias y hazte las siguientes preguntas:
- ¿Qué tareas son repetitivas y consumen mucho tiempo?
- ¿Existen procesos que requieren transferir información entre diferentes apps?
- ¿Hay áreas en las que haya riesgo mayor de cometer errores por ser procesos manuales?
Una vez que las tengas identificadas, revisa cuáles son las que más te ocupan tiempo, ya que así conseguirás ser más productivo al no tener que hacerlo uno por uno. Por poner un ejemplo: si mandarle correos electrónicos de seguimiento a tus clientes es algo que te toma bastante de tu jornada, considera una opción como Zapier, que podría ayudarte a automatizar esa parte.
B. Configura las herramientas seleccionadas
Ya que tengas los procesos identificados, el siguiente paso es configurar.
- Crea una cuenta: Regístrate en la plataforma que hayas elegido. Algunas ofrecen pruebas gratuitas, lo que te permite probarlas primero antes de decidirte por ellas.
- Revisa plantillas: Muchas herramientas, como Zapier y Airtable, ya traen plantillas prediseñadas que pueden servirte de base. Estas están diseñadas para resolver problemas o necesidades comunes, por lo que te podrás ahorrar tiempo y pasos.
- Prueba y ajusta: Realiza pruebas para estar seguro de que las automatizaciones que pusiste funcionen como quieres y haz los ajustes que sean necesarios según el resultado que vayas obteniendo.
C. Haz los ajustes pertinentes
La automatización no se trata de «configurar y olvidarte», siempre es necesario programar un tiempo para revisar lo que configuraste hace un tiempo, e quitando o colocando las opciones que sean de más utilidad en ese momento para tu trabajo o negocio.
Realiza una revisión periódica de los resultados de los procesos que automatizaste, de modo que vayas midiendo resultados. ¿Has ahorrado tiempo?, ¿qué tanto se han reducido los errores? Usa estas métricas para para ver qué tan efectivas han sido las automatizaciones que programaste, o si han funcionado, para crear otras similares.
Si trabajas con otros colaboradores, les puedes ir solicitando su feedback. Pregúntales su opinión sobre los procesos automatizados para identificar áreas de mejora. Otra idea es que consultes con tus clientes si recibieron tal o cual correo, si cuando agregaste tal archivo a la nube se les notificó, etc.
Por otro lado, ten en cuenta que estas herramientas están en constante cambio y agregando nuevas opciones constantemente. Por ente, si a lo mejor en la primera ocasión no encuentras las opciones de conexión de apps que deseas, en la siguiente actualización tal vez ya aparezcan y puedas automatizar más cosas.
Conclusiones
Como hemos visto, la automatización sin código puede ser de gran utilidad al momento de gestionar actividades del día a día. A medida que la tecnología avanza, estas herramientas se vuelven cada vez más comunes de usar y ofrecen más funcionalidades para lograr mayores niveles de automatización. Después de todo, el trabajo siempre se ha tratado de cómo hacerlo más fácil… El futuro en este campo promete ser aún más dinámico, así que cada vez más como freelancer deberás aprender a usar estas herramientas que la tecnología nos facilita para dejar de lado tareas tediosas y repetitivas y enfocarte en tu creatividad y la calidad de trabajo que entregas.
Recuerda mantenerte informado con las últimas innovaciones en tu área de trabajo, ya que al final del día la clave del éxito como freelancer radica en la capacidad de adaptarse, innovar y utilizar la tecnología a nuestro favor.
Autora: Patricia Gutiérrez Redactora de Soyfreelancer.com